Управление на проекти

[Mozo]

Управление на проекти

I.Теоретична част
Управлението на проекти е едновременно наука и изкуство. То е наука, тъй като разчита на изпитани и повторяеми процеси и техники за постигането на успех на проектите. Изкуство е, защото наред с това предполага и управление и връзки с хората и изисква от ръководителите да проявяват интуитивни способности в ситуации, които са уникални за всеки проект.
Добрата методология за управление на проекти осигурява рамката, процесите, насоките и техниките за управление на хората и работата. Добрата методология увеличава шансовете за успех и затова е от полза за организацията, за проекта и за ръководителя на проекта.
В днешните условия на глобализация, на бурно развитие на технологиите проектите като цяло стават не само по-комплексни, но и ресурсопоглъщащи. Именно затова, с оглед успеха на даден проект е необходимо познаването и използването на методите и техниките за управление на проекти.
Опитът на страните с развито пазарно стопанство би бил ценен за нас и в частност за нашата икономика, още повече, че управлението на проекти е съществена част от дейността на фирмите в тези страни.
Управлението на проекти е най-динамично развиващата се съвременна професия.
Съгласно най-изтъкнатите мислители в областта на мениджмънта, има две главни дисциплини, които ще доминират голяма част от 21-ви век. Това са управлението на проекти и изграждането на мултифункционални екипи;
Фирмите, които гледат в бъдещето, се различават по това колко добре управляват своите проекти. Уменията за ефективно управление на проекти ще бъдат единствената мярка способностите на утрешните бизнес-лидери и мениджъри.
“Има две важни умения за успешно модерно управление, ... едното от тях е умението да се управляват проекти.” (Розабет Мос Кантер, Харвардски университет)
Добър знак е че с присъединяването на България към Европейския съюз, с възможността да се кандидатства по различни програми, българските фирми във все по-голяма степен осъзнават необходимостта от овладяване на фундаменталните знания, свързани с управлението на проекти и прилагането им в реалната им дейност.
Кога и защо бизнесът реализира проекти ?
• За да задоволи определени нужди.
• За да разреши възникнал проблем.
• За да извърши ефективна промяна.
• За да постигне набелязана цел.
• За да се възползва от възникнала благоприятна възможност.
Какво представлява проектът?
Проект е всяка работа, която трябва да бъде извършена при наличието на ограничени ресурси – време, пари, хора, материали, информация и т.н., за да се постигне някаква цел.
Характеристикина проекта
Дейности, които:
• Имат начало и край.
• Извършват се с определени ресурси (в рамките на определен бюджет).
• Водят до създаването на нови дълготрайни активи (резултати), чието използване допринася за постигането на определени цели.
• Управляват се от временна организационна структура.
Проектъте инвестиция
Всекипроект е инвестиция и всяка инвестиция е проект. Проектът създава нови дълготрайни активи (резултати на проекта) –нови мощности, нова организационна структура, нови знания и умения, нови продукти. Използването на новите активи води до решаване на проблема /задоволяване на нуждите / използване на благоприятната възможност и постигане целите, които си поставя бизнеса.
Механизъмна действие на проекта

Елементина проекта
• Цели;
• Резултати;
• Дейности;
• Ресурси.
Видове проекти
Ежедневната дейност на всяка организация може да се управлява като съвкупност от проекти, което се нарича проектно-ориентирано управление. Такива проекти се наричат операционни. Типични представители на такива организации са строителните предприятия, проектантските организации, научно-изследователските институти, фабриките с дребно-серийно производство. В последно време даже предприятия с масово производство преминават на поръчково производство, управлявайки изпълнението на поръчката като проект. Всяко предприятие има нужда от развитие, за да е успешно и конкурентноспособно. Развитието се осъществява чрез инвестиране, а проектната форма е призната като най-добра форма за управление на инвестициите. Към инвестиционните проекти се отнасят не само проекти по създаване на материални активи във вид на оборудване, сгради или технологични линии, а и особено актуалните проекти за създаване на нематериални активи, включващи усъвършенстване на процесите на управление, внедряването на нови технологии или продукти, изработване на методология, повишаване квалификацията на персонала, маркетингови проекти по усвояване на пазарен сегмент или извеждането на пазара на нов продукт, разработване на иновативни продукти и услуги.
Един проект се превръща в обект на управление, когато са изпълнени следните условия (Маринов, В., С. Енилова. Разработване на проекти. Наръчник за участниците в практикум. ФРМС, С., 2004, с 16):
• определено е съдържанието на отделните дейности;
• последователността на задачите е известна;
• съставен е график за изпълнението им;
• назначени са специалистите, отговорни за всяка дейност;
• привлечени са вътрешни или външни изпълнители;
• регламентирани са стимулите за работа;
• изградена е системата за контрол върху дейностите от проекта.
Управлението на даден проект се различава по много неща от управлението на едно предприятие. Целта на един екип на проект е да изпълни предварително определена цел и да се разпусне. Много малко фирми съществуват, за да изпълнят само една задача и след това да изчезнат. Тъй като един проект има ограничена продължителност, работещите по него рядко биват назначени с цел да направят кариера в проекта. Един проект може да се състои от краткосрочни задания в рамките на няколко дни или да продължи години. След реализиране на проекта екипът обикновено се разделя и поема обичайните си функции.
Заинтересовани страни
При всяко начинание е добра практика да се прави анализ на заинтересованите страни. Хората, въвлечени в един проект и ролите, които те изпълняват в рамките на проекта, обикновено също могат да бъдат класифицирани (възможно е един човек да изпълнява няколко от посочените роли):
• ръководител на проект е човекът, който носи властта и отговорността за един проект. Работата на ръководителя на проекта е да координира, подпомага и информира заинтересованите страни в проекта;
• спонсор или покровител на проект е лице с по-голяма власт от всички директно въвлечени в проекта, което е мотивирано проектът да се реализира. Спонсорът на проект е този, който се намесва, когато например от висшето ръководство на организацията откажат да съдействат на ръководителя на проекта;
• клиенти и потребители;
• основен екип на проекта;
• допълнителен персонал - независимо дали преразпределен от друго звено на организацията, от подизпълнител или осигурен по друг начин;
• доставчици и кредитори - в случаите на купуване на лизинг се преливат;
• външни участници - общественост, екологични организации, други организации с интереси в областта;
• профсъюзи или браншови организации; държавна и общинска администрация; регулациите и законодателството и др.
Жизнен цикъл на проект
"Проектният цикъл" е логическа последователност от дейности, които се извършват от инициирането до приключването на проекта.
Всеки един проект се състои от етапи (фази) на разработка.

1. Планиране-инициира се проекта /дефинира се/. Определят се обхвата и бизнес целите които се преследват. Разработва се функционална спецификация.
Това е фазата, в която се оглеждаме и проучваме дали проектът е изпълним, колко ресурси ще са ни необходими, дали изпълнението му е оправдано, т.е. да не се окаже, че вложените ресурси ще са по-скъпи от ефекта. Прави се оценка на рисковете и се изработват критерии за качество и успех. Ако резултатът от проекта е нов продукт или услуга се правят подробни маркетингови проучвания. Всички оценки на тази фаза са груби и първоначални. Използват се анализи за рентабилност, експертни оценки, аналогии с предишни проекти и т.н.
Изготвя се оценка на реализируемостта на проекта. Тази оценка е предварителна, обща и неточна. Допустимият толеранс е a 30%. Етапа приключва с вземането на решение за започване на проекта.
Етап 1. Дефиниране на основната цел и задачите на проекта
Дефинирането на основната цел на проекта се определя от три критерия:
А) средата, в която ще се реализира проекта;
Б) човешките ресурси на организациите (като качество и количество), които участват в проекта;
В) времето, в което трябва да се разработи и реализира проекта.
Средата на проекта се състои от факторите, които могат да окажат влияние на проекта в хода на негото изпълнение. Източниците на тези фактори са вътрешната среда на организацията и окръжаващата бизнессреда.
Средата на проекта определя методите за реализация на проекта. Тя е главният източник на неговата неопределеност.
Мащабите и сроковете за изпълнение на едни проекти могат да влияят на други проекти, изпълнявани от организацията.
Етап 2. Формиране на рамката на проекта (определяне на границите и ограниченията на ресурси и на време).
В основата на формирането на рамката на проекта лежат три елемента:
• цели на проекта – какво ще достигне проектът в своята крайна точка.
• задачи на проекта - целият спектър от задачи по проекта.
• стратегия – по какъв начин ръководителите на проекта ще го доведат до целта.
Целта на проекта е неговият резултат, за постигането на който са насочени усилията на изпълнителите на проекта. Обикновено ръководителят трябва да започне от края – да определи крайния резултат, който трябва да бъде получен.
Целта на всяка част на проекта трябва да бъде подчинена на неговата обща цел. С други думи, всеки проект може да бъде разделен на редица подпроекти, чиито цели имат йерархична структура.
Задачите на проекта се оформят в спецификация на проекта, където о информацията се представя в писмен и графичен вид, като се определят очакваните резултати и съпътстващите условия.
Стратегията на проекта определя начините за осъществяване на проекта и критериите за контрола. Стратегията разчленява проекта на подпроекти и на етапи за тяхното осъществяване. За всеки един от тези етапи има строго фиксирано време и ресурси, които трябва да се съобразяват.
Етап 3. Планирането на дейностите по проекта.
Планирането на дейностите по проекта има следните цели:
• Определяне стойността и срока за изпълнение на проекта. Това позволява да се вземат важни решения, например, решение за това, дали си струва да се започне дадения проект.
• Определяне обема на необходимите ресурси.
• Разпределение на работите и точките на контрола върху резултатите. (на подетапите на планирането трябва да определи кой и за какво отговаря и какво е необходимата време за изпълнението на всяка работа в проекта).
• Оценка на влиянието на възможните изменения върху проекта.
2. Подготовка-разработват се системните спецификации, планират се ресурсите /човешки, материални, финансови и др./ прави се остойностяване. Допустимият се толеранс е 10%.
В тази фаза се изработват различни сценарии за развръзка на проекта (оптимистичен, тенденциозен и песимистичен). Прави списък на задачите и се подреждат по последователност, така че да отразят цялото протичане на проекта със задачите, които ще изпълняват всички участници – едновременно или последователно.
Оформя се т.нар „Критичен път” – това е сборът от последователни задачи, които започват с началото на проекта и завършват с края на проекта. Всяка промяна в задачи от критичния път ще доведат до промяна в срока за разработка на проекта.
Извън критичния път има задачи, които могат да бъдат изтеглени напред или назад, без това да доведе след себе си някакви промени , особено в крайната дата за приключване на проекта.
На този етап се разработва и бюджетът на проекта, прави се разбивка на разходите (преки и непреки).
3.Реализиция (изпълнение) -обучение на членовете на екипа и комуникацията. Детайлно планиране и остойностяване на ресурсите. Толеранса при планирането е a 5%. Планирането се нарича пълзящо защото се изпълнява през целия жизнен цикъл на проекта. Структуриране и разпределение на работата. Някои от дейностите които са пропуснати могат да се добавят, други да се премахнат ако се окажат излишни. Правят се одити, оптимизация и контрол.

Целият материал: